Ellátja a munkahelyi vezetés szakmai tevékenységével kapcsolatos, valamint a vezető, illetve a személyi asszisztens irányítása mellett működő iroda, titkárság adminisztratív, dokumentációs, szervezési és kapcsolattartási teendőit, biztosítja a vezetői munka zavartalanságát, a napi munkaprogram betartását.
Feladatai:
1. különféle külső és belső kapcsolattartást szolgáló iratok, levelek, egyéb dokumentumok készítése, szerkesztése, sokszorosítása;
2. számítógépes adatbeviteli feladatok végzése;
3. jegyzőkönyvek, jelentések, statisztikák készítése, kezelése, tárolása;
4. döntés-előkészítő háttéranyagok összeállítása, szerkesztése, továbbítása;
5. adminisztratív segítségnyújtás a vezetőnek, munkatársaknak, ügyfeleknek számítógépes programcsomagok (szövegszerkesztő, táblázat- és adatbázis-kezelő) használatával;
6. napi posta kezelése, irányítása, ellenőrzése;
7. hatáskörébe tartozó szakmai ügyekben ügyintézés és levelezés folytatása;
8. adatok, információk gyűjtése, rögzítése, válogatása, osztályozása, nyilvántartása és iktatása;
9. kapcsolattartás munkatársakkal, ügyfelekkel, partnerekkel, külső szervezetekkel;
10. ügyfél- és sajtókapcsolatok ápolása, ügyfélmegkeresések kiszolgálása;
11. költségvetés készítésében való részvétel;
12. belső információs iratok, dokumentumok (pl. jelentés, beszámoló, tájékoztató, feljegyzés, emlékeztető, körlevél stb.) készítése a feladatok állásáról, további teendőkről;
13. irodai készletgazdálkodási és reprezentációs feladatok ellátása;
14. titkársági feladatkörbe tartozó gazdálkodási feladatok ellátása (pl. házipénztár kezelése; útiköltség-elszámolás stb.).
Jellemző munkakörök:
Óvodatitkár
Iskolatitkár
Szerkesztőségi titkár
Színházi titkár
Néhány kapcsolódó, de máshová sorolt foglalkozás:
3641 Személyi asszisztens
4112 Általános irodai adminisztrátor
4113 Gépíró, szövegszerkesztő