A szervezeti egység vezetőjének, vezetésének kommunikációs, ügyviteli és dokumentációs tevékenységét végzi, a vezető munkájához személyi támogatást ad; szervezi és koordinálja a vezetés külső és belső kapcsolatait.
Feladatai:
1. a vezető közvetlen munkáját segítő írásbeli dokumentumok előállítása, szerkesztése, sokszorosítása;
2. írásbeli kapcsolattartást szolgáló levelek, egyéb belső szervezeti iratok előkészítése (pl. beszámolók, jegyzőkönyvek, előterjesztések, megállapodások, jelentések stb.) megszerkesztése;
3. iratok, egyéb dokumentumok szakszerű kezelése, tárolása;
4. határidők egyeztetése, ellenőrzése, nyilvántartása a vezető tevékenységéhez kapcsolódóan;
5. a vezetői megbeszélések, találkozások egyeztetése, ütemezése; a kapcsolatok koordinálása;
6. kapcsolattartás a vezető külső partnereivel, valamint a szervezet belső munkatársaival, más egységek vezetőivel;
7. gazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása (pl. költségvetések előkészítésében való segédkezés, szerződések, megbízások, beszerzési megrendelések előkészítése);
8. a vezető személyközi kommunikációjához kapcsolódó reprezentációs feladatok ellátása;
9. korszerű ügyviteli és kommunikációs eszközök, információforrások kezelése;
10. ügyfélkezelés, ügyfél-tájékoztatás, ügyfélkapcsolatok ápolása;
11. egyéb, a vezetői munkához szükséges asszisztensi, személyi titkári feladatok elvégzése (utazásszervezés, PR, ügyfélkapcsolat stb.);
12. beszámolás a vezetőnek.
Jellemző munkakörök:
Igazgatói asszisztens
Menedzserasszisztens
Személyi titkár
Néhány kapcsolódó, de máshová sorolt foglalkozás:
3221 Irodai szakmai irányító, felügyelő
3642 Jogi asszisztens
4111 Titkár(nő)